Na minha carreira tenho
participado de diversas reuniões, muitas delas produtivas e organizadas, outras
tantas medianas e algumas poucas péssimas, estas últimas na realidade até fogem
do conceito de reunião, certamente você leitor também passou, passa ou passará
por esta experiência.
Assim, o objetivo desta postagem
é discutirmos sobre como realizar uma reunião realmente produtiva, e para isto
vou me basear na minha experiência não apenas nas reuniões que assisti ou
assisto, mas também para dividir com vocês a forma com a qual gerencio as
reuniões nas quais caiba a mim a responsabilidade de presidi-las.
As reuniões em que presidi ao
longo da minha carreira foram para tratar de diferentes assuntos de trabalho,
tanto rotineiros, quanto estratégicos, envolvendo não apenas a minha área de
trabalho, mas também reuniões da qualidade, comitês de crises, gestão de
conflitos e principalmente reuniões da CIPA, nas quais fui presidente durante
os anos de 2003 à 2009, nas diferentes empresas pelas quais passei. As reuniões
da CIPA são na minha opinião as modalidades de reuniões mais difíceis complexas
de se conduzir.
Contudo, a estratégia que usei
nas reuniões da CIPA, são as mesmas que utilizo nas reuniões da qualidade, nas
reuniões de projetos, nas reuniões pedagógicas, reuniões de gerenciamento de
crises, entre outras que utilizo de acordo com cada situação.
Para termos uma postagem e
leitura produtiva, vamos começar primeiramente esclarecendo os tipos mais
comuns de reuniões, para após isto ingressar nas estratégias de gestão de
reuniões.
- Reuniões de Trabalho: São as
mais comuns, normalmente abordam aspectos rotineiros envolvidos nas tarefas dos
empregados frente às suas chefias. É um tipo de reunião que visa permitir com
que a chefia saiba em que pé está cada atividade proposta, assim, como perceba
as necessidades e expectativas dos empregados quanto a tais tarefas de modo a
lhe propiciar as orientações e os recursos necessários;
- Reuniões de Administração de Conflitos: Como
o nome diz, o objetivo deste tipo de reunião é administrar conflitos entre
pessoas, onde o presidente deve ocupar o papel de mediador atuando com total
imparcialidade e bom senso;
- Reuniões de Análise Crítica:
São reuniões que visam permitir com que todos os participantes exponham suas
idéias de modo fundamentado sobre determinado assunto. São muito usadas na
solução de problemas, na busca por melhorias e principalmente para o
posicionamento sobre indicadores de desempenho de uma empresa, envolvendo
sempre a diretoria, sendo por isto muito usadas na área de gestão da qualidade;
- Reuniões de Gerenciamento de
Crises: São reuniões críticas, normalmente emergenciais e com a participação de
todas as pessoas envolvidas no problema, que sempre é grave, e que possam
contribuir com idéias e gerenciar ações. Um exemplo, comum delas, são os
comitês de crises, que são convocados e criados por algumas companhias aéreas
quando alguma aeronave se acidenta com vítimas e alto risco de abalo à imagem
organizacional, mas estes comitês também podem ser criados para qualquer tipo
de crises, desde que resultantes de problemas graves e não triviais;
- Reuniões de Feedback da Avaliação
de Desempenho de colaboradores: São reuniões onde o gestor na condição de
avaliador do desempenho passa a pessoa avaliada, no caso, seu subordinado, os
pontos nos quais este vem desempenhando bem a sua função e nos quais este ainda
precisa melhorar e como isto se dará;
-Reuniões Legais: São reuniões
ordinárias, ou seja, que precisam ocorrer com calendários previamente
definidos, atendendo prazos e assuntos legais, as mais conhecidas são as
reuniões da CIPA e as reuniões das Brigadas de Incêndio das empresas;
-Reuniões de Planejamento de
Carreiras: São reuniões para tratar do planejamento de carreira nas empresas,
envolvendo promoções e transferências de funções;
-Reuniões Diversas: São outras
formas de reuniões não abordadas aqui, como reuniões pedagógicas que envolvem
coordenadores e professores de um curso para tratarem de questões de ensino dos
alunos, reuniões de projetos para tratar de projetos relativos à empresas que
os implementem, etc.
A periodicidade de realização das
reuniões depende de cada assunto e duração da mesma também, mas em qualquer
caso não se recomenda duração superior a 2h, pois, acima disto, a reunião tende
a se tornar cansativa.
Uma reunião pode ser ordinária,
quando tem um calendário e horário definidos para ocorrer repetidamente ou
extraordinária quando não necessitar de calendário por ser realizada
eventualmente.
Vamos então finalmente algumas
dicas para se presidir uma reunião com produtividade:
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| Na base inferior direita eu presidindo uma Reunião de Planejamento de Carreiras |
- Toda a reunião precisa ser
presidida, assim, antes mesmo do seu agendamento, isto deve ser definido, pois,
reuniões sem presidência tendem a virar uma desordem onde muitos falam ao mesmo
tempo, outros tantos se anulam ficando em cima do muro, este tipo de reunião é
marcado por uma desordem grande, improdutividade e perda de tempo, além de ser
uma fonte potencial para causar e manter conflitos entre os participantes;
- Toda a reunião precisa ser
planejada, parece óbvio, mas não são raros os casos em que isto não ocorre,
quem nunca foi surpreso por uma convocação para reunião sem nenhum aviso
prévio, há casos extremos de que sequer a sala de reuniões é reservada, fazendo
com que duas reuniões tentem ocorrer ao mesmo tempo e local;
-Toda a reunião precisa ter uma
pauta, a pauta é a lista dos assuntos que serão discutidos na reunião, deve se
ater apenas eles, deixando assuntos novos apenas para o seu final e para serem
tratados como exceções ou como propostas para a próxima pauta. A pauta deve ser
enviada com antecedência aos convidados para que cheguem à reunião conscientes
do que vai ser tratado e para poderem de antemão preparar as suas colaborações;
- Toda a reunião precisa ser
organizada, ou seja, ter horário de começo e de fim administrados, mesmo que
haja a necessidade de estendê-la, isto deve se dar dentro de uma margem de tolerância
máxima de 15 minutos e ainda assim em casos pontuais e justificados. O
presidente deve dividir as palavras entre os presentes e impedir o desvio da
pauta, assuntos que fogem a mesma, principalmente, triviais, devem ser
suprimidos de imediato com um posicionamento elegante, mas incisivo, trazendo a
discussão novamente à pauta;
- Toda a reunião precisa ser em
local adequado, pois, paras as pessoas se concentrarem precisam estar num
ambiente livre de ruídos, de interferências como telefones, inclusive,
celulares que devem ser preferencialmente desligados. O ambiente ainda precisa
ter iluminação e ventilação adequadas, além de assentos confortáveis, água e se
possível café;
- Toda reunião precisa ter uma
Ata, que deve ser redigida por um secretário previamente definido e
posteriormente assinada por todos os presentes, a Ata precisa ser uma cópia
fiel dos assuntos tratados, inclusive, sobre quem ficou responsável pelo quê e
quando e como fará ou fez para solucionar um problema;
- Toda a reunião precisa ter como
ponto de partida os assuntos pendentes da Ata da reunião anterior e a cobrança
das soluções;
- Toda a reunião precisa ter
responsabilidades dividas e cobradas quanto aos assuntos, assim, em cada
reunião se acorda que tal item fique para a responsabilidade do participante A
resolver, que a outra parte para fica para o participante B como responsável, e
assim sucessivamente tudo indicado na Ata. Na outra reunião os responsáveis
devem apresentar as soluções feitas e na ausência delas justificar os motivos,
o que foi resolvido deve ter a sua baixa na Ata e o que ficou pendente deve ter
seu registro e de como esta solução será buscada, podendo, por exemplo,
envolver novos responsáveis para isto;
- Toda a reunião deve ter sua
pauta respeitada, pois, assuntos novos se mal colocados, se somarão aos
assuntos pendentes fazendo uma mistura de resoluções e proposições de novos
pedidos desorganizando as idéias e o tempo da reunião, assim os assuntos novos
devem ser colocados apenas ao final;
- Toda reunião exige bom senso,
liderança e educação, assim, numa reunião produtiva o presidente precisa estar
sempre atento, democratizar e motivar a participação de todos, administrar os
potenciais conflitos, pois, a divergência de idéias sempre tende em algum
momento a ocorrer, assim, o presidente deve mediar as diferenças e impedir que
os ânimos se exaltem preventivamente. O presidente deve influenciar a
manutenção da compostura de todos e jamais perder a paciência, gritar, aceitar
provocações ou pronunciar palavrões. Reuniões em que isto não vetado, são
indignas de serem chamadas de reunião.
Estas são apenas algumas dicas de
como tornar uma reunião produtiva, existem ainda diversas outras que contribuem
para isto, mas entendo que se seguindo à risca as mesmas, estas já bastam para
tendenciarem a produtividade de uma reunião.
Enfim, uma reunião produtiva é planejada,
organizada, presidida, harmoniosa, interativa e que gera efetivamente resultados
através de soluções.
